"Die goede back-up van de cloud server en de garantie dat onze cloud server een uptime heeft van zo goed als 100%, geeft echt een veilig gevoel."

Geert Thoré, bestuurder van TeamAccount: “TeamAccount is een goed uitgebouwd accountantskantoor/boekhoudkantoor in Ieper-Businesspark, Ieper-centrum, Poperinge en Antwerpen, geleid door een team erkende accountants, boekhouders en belastingconsulenten met ruime ervaring. De naam “TeamAccount” duidt op het team gevormd door onze medewerkers en u, de account (de klant). Uiteraard is het ook een verwijzing naar onze corebusiness, de accountancy. De dossierbeheerder kan, juist door het werken in team, opdrachten aan die verder gaan dan wat tot zijn normale takenpakket in het kader van de boekhouding behoort. Hij kan hiervoor terugvallen op de economisten, fiscaal adviseurs en juristen van ons kantoor. Deze ondersteunen de financiële administratie, geven onze klanten fiscaal en juridisch advies en staan ze bij inzake financieel management. Zij staan ook in voor specifiek bedrijfsadvies, familiale opvolging en vermogensplanning. TeamAccount telt in totaal 22 medewerkers en breidt binnenkort uit met twee nieuwe collega’s.”

 

Jullie zijn in 2016 overgestapt op KMO in de Cloud, een cloud server?

 


“Dat klopt. Onze fysieke server was aan vervanging toe. Samen met IT-Care, onze vertrouwde IT-partner, zijn we in een eerste fase op zoek gegaan naar een geschikt alternatief voor ons bedrijf. Zo zijn we terechtgekomen bij de oplossing “KMO in de Cloud”. IT-Care is als Proximus ICT Expert reeds op vele vlakken een goede keuze gebleken. Onze “KMO in de Cloud” kan op eenvoudig verzoek uitgebreid worden met extra gebruikers, ongeacht in welke van onze vestigingen zij zich bevinden. Een useraccount laten aanmaken, een Office 365 licentie eraan koppelen, en klaar!”

 

Welke voordelen ondervind je nog bij KMO in de Cloud?

 


“Vooral de back-up sprak me aan. Vroeger werkten we met een tapesysteem. Op een dag bleek dat we maar voor 2 à 3 dagen back-up hadden en dat de tapes zich bovendien allemaal op dezelfde locatie bevonden. Geen veilige situatie met andere woorden. Via onze cloud server hebben we standaard een back-up met 14 dagen retentie. Bij gegevensverlies door een menselijke fout, cryptolocker, panne, ... kunnen we dus voldoende data terughalen. Ik overweeg wel om de back-up uit te breiden. Het is al eens gebeurd dat iemand een bestand per ongeluk gewist heeft en dat dit pas maanden later aan het licht kwam. Als we merken dat dit in de toekomst vaker voorkomt, weten we alvast dat we onze cloud server extra kunnen back-uppen met een retentie van bijvoorbeeld 1 jaar. Die goede back-up van de cloud server en de garantie dat onze cloud server een uptime heeft van zo goed als 100%, geeft toch echt een veilig gevoel. Ik mag er niet aan denken dat er een panne met een fysieke server zou zijn tijdens de btw-periode. Dat ware een echt fiasco! Onze aangiftes raken niet tijdig binnen, een ramp dus. IT-Care heeft ons eens kunnen depanneren in slechts enkele uren tijd. Hadden we een fysieke server gehad, dan konden onze medewerkers 2 à 3 dagen niet werken. Een ramp dus. Gelukkig biedt KMO in de Cloud ons voldoende garanties dat dit niet voorvalt. Tot slot betalen we niet extra als we bijkomende CPU, storage, RAM, ... nodig hebben.”

 

Door KMO in de Cloud wordt jullie IT-gebeuren nu boekhoudkundig gezien als kost en niet meer als investering. Hoe ervaar je dit?

 


“Er is meer zekerheid en voorspelbaarheid van IT-kosten. We betalen een vaste prijs voor onze cloud server, Office 365, IT-Care Prevention all-in support op het netwerk, enz. Binnenkort zullen we ook merken dat onze elektriciteitsfactuur daalt.”

 

Een tweede grote fase bij TeamAccount is het gebruiken van Accountant in de Cloud?

 


“Inderdaad. Naast e-mail, sprak vooral het SharePoint gedeelte me aan bij Office 365. We gebruiken SharePoint voor het beheren van onze klantendossiers. In dit online dossier zetten wij documenten klaar voor de klant. Die kan afhankelijk van zijn of haar rechten deze documenten lezen en/of bewerken. Daarnaast is er ook plaats voorzien waar onze klanten zelf hun documenten kunnen uploaden die ze met ons willen uitwisselen. De dossierbeheerder krijgt een automatische melding wanneer er een nieuw document klaarstaat in het dossier. Tot slot heeft elke klant een notitieblok die enkel voor de kantoormedewerkers beschikbaar is. We zijn voorstander om de klassieke ‘klasseurs’ met facturen door de klant rechtstreeks te laten uploaden naar ons online platform. De reacties zijn voorlopig erg positief. De klanten vinden dit vernieuwend en interessant. Het vergt natuurlijk enige mentaliteitsaanpassing en zal niet bij ons ganse cliënteel van vandaag op morgen veranderen, maar wij ervaren de Accountant in de Cloud omgeving alvast als een goede sprong voorwaarts. Niet alleen voor ons een voordeel, maar ook voor de klant. We moeten geen documenten en boeken opvragen voor de jaarafsluiting, want alles is al in het bezit van de dossierbeheerder.”

 

En jullie telecom?

 


“De telefooncentrale is nu een VOIP via Proximus, waar 1 centrale verdeeld is over de verschillende filialen. Tussen de filialen betekent dit een grote besparing omdat de medewerkers onderling bellen over IP in plaats van via een gewone telefoonlijn. We zouden van thuis uit kunnen werken en bellen en de ontvanger ziet het TeamAccount nummer in plaats van ons persoonlijk telefoonnummer. Je kan namelijk ook thuis een telefoontoestel plaatsen en dit laten koppelen aan de centrale.”

 

Hoe ziet de ideale toekomst van de accountant/fiscalist eruit in uw ogen?

 


"PEPPOL - een richtlijn dat ervoor ijvert dat alle facturen in hetzelfde formaat opgesteld worden - is in opmars. Onze voorkeur gaat naar readable PDF-bestanden want dit vergemakkelijkt het inlezen van de facturen. De klant zet zijn aan- en verkoopfacturen op SharePoint, wij downloaden de documenten en boeken ze automatisch in. Onze facturen zijn dan automatisch gekoppeld aan TopAccount. Het ideale scenario bevat veel meer automatisatie: inscannen wordt overbodig, geen systemen meer nodig met barcodes en herkenning. Verder: de archiefkast van de klant als het ware digitaal bij ons plaatsen. We nemen op die manier het permanent dossier over zodat we het totaalpakket van leningen, verzekeringen, facturen, bankgegevens, neerleggingsbalans, … in het oog kunnen houden. TeamAccount heeft dus al een grote evolutie doorgemaakt. We hebben onze IT en visie sterk gemoderniseerd en gaan volop mee in het verhaal van digitale transformatie.”

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"Cette bonne sauvegarde sur le serveur cloud et la garantie que notre serveur cloud a une disponibilité de près de 100% nous donne vraiment un sentiment de sécurité.."

Geert Thoré, directeur de TeamAccount: “TeamAccount est une entreprise bien établie à Ypres dans la zone Business, Centre d'Ypres, à Poperinge et à Anvers, dirigé par une équipe de comptables agréés. Les comptables et les conseillers fiscaux ont une vaste expérience. Le nom "TeamAccount" fait référence à l'équipe formée par nos employés et le compte (le client). Bien sûr, c'est une référence au coeur de notre métier, la comptabilité. Le gestionnaire de fichiers peut, tout en travaillant dans des missions avec son équipe qui vont au-delà de ce qui appartient à ses tâches normales dans le contexte des comptes. Il peut se replier au-dessus des économistes, des conseillers fiscales et juridiques de notre cabinet. Ces sous-tendent la gestion financière. Ils sont également responsables des conseils d'affaires spécifiques, la succession de la famille et la planification successorale. TeamAccount comte un total de 22 employés et se développe avec deux nouveaux collègues..”

 

Vous avez changé en 2016 vers un serveur cloud: PME dans le Cloud?

 


“C'est vrai. Notre serveur physique devait être remplacé. Avec IT-Care, notre partenaire informatique de confiance, nous sommes allés à la recherche dans une première phase à une alternative appropriée pour notre entreprise. Nous avons donc fini avec la solution "PME dans le Cloud". IT-Care comme un Proximus TIC Expert a déjà prouvé être un bon choix de plusieurs façons. Notre "PME dans le Cloud" peut être prologés sur demande avec d'autres utilisateurs, quel que soit de nos lieux où ils sont. Créer un utilisateur en plus et, un Office 365 permet de le lier!”

 

Quels sont les avantages que vous connaissez avec PME dans le Cloud?

 


“Surtout la sauvegarde m'a interpellé. Avant, nous travaillions avec un système de cassette. Un jour, il s'est avéré qu'avec les cassettes que nous avions seulement 2 ou 3 jours de sauvegarde et que, par ailleurs, tous au même endroit. Aucune sécurité, en d'autres termes. Grâce à notre serveur cloud, nous avons une sauvegarde standard avec rétention de 14 jours. Lorsque la perte de données due à uen erreur humaine, cryptolocker, panne ... nous pouvons récupérer suffisamment de données. Je considère qu'il est important d'élargir la sauvegarde. Il est déjà arrivé une fois que quelqu'un a supprimé un fichier par erreur et que nous l'avons remarqué seulement quelques mois plus tard. Si nous constatons que cela est plus fréquente à l'avenir, nous savons déjà que nous pouvons épargner notre sauvegarde de serveur cloud avec une rétention plus grande, par exemple un an. Cette bonne seuvegarde sur le serveur cloud et la garantie que notre serveur cloud a une disponibilité de près de 100% nous donne vraiment un sentiment de sécurité. Notre serveur en panne, serait un vrai fiasco! Nos déclarations ne sont pas déposées dans le temps, donc une catastrophe. IT-Care a pu nous aider une fois dans un délai de quelques heures. Si nous avions eu encore un serveur physique, nos eployés ne pouvaient pas travailler pendant 2 ou 3 jours. Heureusement PME dans le Cloud nous offre les garanties suffisantes qui ne tombent pas pour cela. Enfin, nous ne payons pas de supplément si nous avons besoin de CPU, le stockage, RAM, ...en plus.”

 

À cause de PME dans le Cloud votre IT est maintenant vu comme un coût et non comme un investissement par la comptabilité. Comment ressentez-vous cela?

 


“Il y a plus de certitude et de la prévisibilité des coûts informatiques. Nous payons un prix fixe pour notre serveur cloud, Office 365, IT-care Prevention (support tous-inclus sur le réseau), etc. Bientôt, nous allons également constater que notre facture d'électricité va diminuer.”

 

Une deuxième phase majeure pour TeamAccount est l'utilisation du logiciel comptable dans le Cloud?

 


“En effet. Outre l'e-mail, la section SharePoint d'Office 365 a attiré mon attention. Nous utilisons SharePoint pour gérer nos fichiers clients. Dans ce cas, nous avons mis en ligne des documents prêts pour le client. Cela peut dépendre des droits que lui octroyons à lire et / ou modifier ces documents. Il y a également un espace prévu où nos clients peuvent télécharger leurs documents qu'ils veulent partager avec nous. Le gestionnaire de fichiers reçoit une notification automatique lorsqu'un nouveau document est prêt dans le fichier. Enfin, chaque client dispose d'un ordinateur protable qui est disponible uniquement pour les employés de bureau. Nous préconisons aux factures les classeurs classiques à télécharger par le client directement sur notre plateforme en ligne. Les réactions ont été très positives pour le moment. Les clients trouvent ça innovant et intéressant. Cela nécessite une certaine adaptation de l'attitude et ne sera pas changé chez tous nos clients aujourd'hui au jour le jour, mais nous trouvons PME dans le Cloud déjà un grand bond en avant. Non seulement pour nous un avantage, mais aussi pour le client. Nous ne devons plus récupérer des decuments et des livres pour fin d'année, car tout est déjà en possession du gestionnaire de fichiers.”

 

Et votre télécom?

 


“Notre central téléphonique est maintenant un VOIP via Proximus, où un central est divisé sur les différentes filiales. Entre les filiales, cela qignifie une grande économie parce que les employés appellent les uns les autres sur IP au lieu d'utiliser un téléphone ordinaire. Nous pourrions travailler et appeler à domicile. Le récepteur voit le numéro de TeamAccount à la place de notre téléphone personnel. Vous pouvez également placer un téléphone à la maison et laisser lier ceci au central téléphonique.”

 

Quel est l'avenir idéal de l'expert-comptable / taxe comme dans vos yeux?

 


"PEPPOL - une directive qui pousse que toutes les factures sont émises dans le même format - est à la hausse. Nous préférons les fichiers PDF lisibles, car cela facilite la lecture des factures. Le client importe ses factures d'achat et de vente sur SharePoint, nous téléchargeons les documents et nous les traitons automatiquement. Nos factures sont automatiquement liées à TopAccount. Le scénario idéal contient plus d'automatisation: la numérisation manuelle devient inutile, les systèmes avec des codes-barres et de reconnaissance ne seront plus nécessaires. En outre - pour ainsi dire - nous voudrions placer l'armoire de classement du client avec nous. Nous prenons ainsi charge du dossier permanent afin que nous puissions garder le paquet total des prêts, assurances, factures, coordonnées bancaires, le solde de dépôt, ... TeamAccount a donc déjà subi une évolution majeure. Nous avons modernisé notre IT et vision et nous participerons pleinement à l'histoire de la transformation numérique.”

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