“GoodPlanet werkt efficiënter in de cloud.”

Sinds 1997 inspireert GoodPlanet Belgium jong en oud om een duurzame samenleving te realiseren, door positieve acties te ondernemen en expertise te delen. GoodPlanet is de Belgische partner in een internationaal netwerk opgericht door de bekende Franse cineast en fotograaf Yann Arthus-Bertrand. Deze samenwerking leidt tot een nieuwe synergie: een sterke boodschap om steeds meer mensen te inspireren voor een duurzame samenleving.

 

GoodPlanet ontwikkelt en begeleidt projecten, vormingen en lespakketten rond alle duurzaamheidsthema’s (consumptie en afvalbeheer, energie en klimaat, mobiliteit, natuur en biodiversiteit, samenleven, voeding en water). 50 medewerkers en tientallen vrijwilligers uit alle hoeken van het land zetten hiervoor dagelijks hun knowhow en passie in op vlak van duurzame ontwikkeling.

 

De organisatie richt zich daarbij in de eerste plaats naar kinderen en jongeren. Jaarlijks sensibiliseren de educatieve medewerkers meer dan 300 000 kinderen en jongeren. GoodPlanet is eveneens partner van bedrijven die actief hun maatschappelijke rol opnemen en zet sensibiliserende acties op naar een breed publiek. Zo worden jaarlijks ook 50 000 volwassenen bereikt. Naast deze aanzienlijke impact op individueel en groepsniveau (bedrijven, scholen, verenigingen en openbare besturen), streeft GoodPlanet ook naar een meer structurele impact op onze maatschappij. De creatieve ideeën van GoodPlanet inspireerden al menig beleidsmaker.

 

Via Proximus collega Werner Steeno raakten GoodPlanet en IT-Care met elkaar in contact. In eerste instantie voor een e-mailmigratie, maar later groeide het project tot iets veel omvangrijkers.

 

GoodPlanet klopte bij IT-Care aan met enkele uitdagingen:

 

  • Hoe heen-en-weer mailverkeer verminderen?
  • Hoe vermijden dat stappen overgeslaan worden bij het volgen van flows?
  • Hoe digitaliseren?
  • Hoe veilig bedrijfsinformatie delen met externen?
  • Hoe verschillende versies van documenten en lijsten vermijden?

Op al deze vragen werd een oplossing gevonden in de integratie van Microsoft Office 365 SharePoint. Deze digitalisering betekent ook een aanzienlijke besparing van papier. Automatisatie van processen zorgt dat taken steeds de juiste flow volgen, niet alleen intern, maar ook als uitwisselingsplatform voor informatie en documenten tussen GoodPlanet en externe partijen.

 

Tot slot registreren GoodPlanet medewerkers hun IT-vragen in het nieuwe helpdesksysteem. Men maakt een ticket aan en de IT-afdeling van GoodPlanet is meteen op de hoogte van de vraag, status dringendheid, aanvrager, enz. De aanvrager kan ook steeds de status van zijn support- aanvraag opvolgen.

 

Als we kijken naar wat GoodPlanet allemaal doet, hoe verloopt de organisatie intern?


“Hoewel we schitterend educatief werk leveren, liep de administratieve werking niet al te vlot. We werken met vijftig vaste medewerkers en tientallen vrijwilligers. Vaak bestonden er verschillende versies van eenzelfde document op verschillende computers. We wilden dus overstappen naar een systeem in de cloud, waar alles gecentraliseerd zit. Daarom werden we in contact gebracht met de firma IT-Care. Die installeerde Office 365 van Microsoft, een verzameling van internetdiensten vergelijkbaar met het kantoorpakket Microsoft Office. ”

 

Hoe bevalt de samenwerking met IT-Care nv?


“Ik ben erg tevreden over de samenwerking. Het was natuurlijk mooi meegenomen dat we konden genieten van het non profit-tarief dat Microsoft organisaties als de onze aanbiedt. Maar bovenal werken we nu veel efficiënter. Alles wat door meerdere mensen bewerkt moet worden, gaat nu naar de cloud. Iedereen kan op elk moment alle documenten raadplegen en iedereen is zeker dat hij op dezelfde versie werkt. Ook onze facturatie verloopt via de cloud, waardoor onkosten sneller ingevoerd en uitbetaald worden. Het werkt gewoon veel makkelijker. Bovendien kunnen we hierdoor ook veel soepeler omgaan met thuiswerkregelingen.”

goodplanet team

“GoodPlanet travaille plus efficacement dans le cloud.”

Depuis 1997, GoodPlanet Belgique encourage toutes les générations à s’engager et à construire une société durable grâce à la mise en oeuvre d’actions positives et au partage d’expertise. GoodPlanet est aussi le partenaire belge d’un réseau international créé par le photographe et cinéaste français Yann Arthus-Bertrand. Une nouvelle synergie est née de cette collaboration: véhiculer un message fort, illustré par les images et le matériel cinématographique de Yann Arthus-Bertrand, pour apprendre à un maximum de monde à vivre durablement.

 

GoodPlanet développe et supervise des projets, donne des formations et conçoit du matériel pédagogique sur toutes les thématiques liées au développement durable (consommation et gestion des déchets, énergie et climat, mobilité, nature et biodiversité, vivre ensemble, alimentation durable et gestion de l’eau). 50 collaborateurs compétents et une dizaine de bénévoles s’impliquent chaque jour avec passion et aux quatre coins de la Belgique pour encourager chacun à vivre plus durablement.

 

L’association se consacre en priorité aux enfants et aux jeunes. Chaque année, ses collaborateurs éducatifs sensibilisent plus de 300 000 élèves. Mais GoodPlanet est aussi un partenaire privilégié pour les entreprises qui souhaitent être actives et engagées dans la société. Elle met également en place des actions pour sensibiliser le grand public et touche ainsi chaque année plus 50 000 adultes. En parallèle à ce grand impact sur les individus et les communautés (écoles, entreprises, associations et institutions publiques), GoodPlanet a aussi un important impact structurel sur notre société. Ses idées créatives ont déjà inspiré de nombreux décideurs.

 

Proximus collègue Werner Steeno a mis GoodPlanet en contact avec IT-Care. Il s’agissait initialement d’une migration de messagerie, mais plus tard c’est devenu un projet beaucoup plus grand.

 

GoodPlanet a demandé notre aide sur quelques défis:

 

  • Comment réduire les mails?
  • Comment éviter que des étapes sont sautées dans le suivi des flux?
  • Comment numériser?
  • Comment partager en toute sécurité des informations avec des personnes extérieurs?
  • Comment éviter de multiples versions des documents et des listes?

Sur toutes ces questions, une solution a été trouvée dans l’intégration de Microsoft Office 365 SharePoint. La numérisation signifie d’importantes économies de papier. L’automatisation de processus assure que les tâches suivent toujours le flux correct. Ceci est non seulement en interne, mais aussi comme plate-forme d’échange d’informations et de documents entre GoodPlanet et les parties externes.

 

Enfin, les employés de GoodPlanet enregistrent leurs questions informatiques dans le nouveau système d’assistance. Ils créent un ticket et le service informatique de GoodPlanet est immédiatement au courant de la demande, debout urgence, les candidats, etc. Le demandeur peut toujours suivre l’état de son demande de soutien.

 

Si nous regardons ce que GoodPlanet fait, comment l’organisation est-elle en interne?


“Bien que nous fournissons un travail éducatif superbe, notre opération administrative n’allait pas très bien. Nous avons cinquante collaborateurs permanents et des dizaines de bénévoles. Souvent, plusieurs versions d’un même document existaient sur différents ordinateurs. Nous voulions donc migrer vers un système centralisé dans le cloud. Nous avons pris contact avec la société IT-Care. Elle nous a installé Office 365 de Microsoft, un ensemble de services internet comparable à la suite Microsoft Office. ”

 

Comment trouvez-vous travailler avec IT-Care?


“Je suis très satisfait de cette collaboration. Nous avons eu la chance de profiter du tarif spécial accordé par Microsoft aux organisations comme la nôtre. Mais surtout, nous sommes désormais beaucoup plus efficaces dans notre travail. Tout document traité par plusieurs personnes est désormais sauvegardé dans le cloud. Chacun peut donc consulter n’importe quel document quand il le souhaite et nous sommes certains de travailler sur la même version. La facturation passe aussi par le cloud, ce qui accélère l’introduction et le remboursement des notes de frais. Le cloud nous simplifie la vie. Et nous avons pu assouplir nos règles de télétravail.”

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