"Office 365 is toegankelijk en bevordert het samenwerken tussen de medewerkers wereldwijd."

“CONCORDIA TEXTILES is een toonaangevende speler op de internationale markt van synthetische textielweefsels. Met een verticaal geïntegreerd productieproces van het sterken van het garen, over het weven tot het veredelen van weefsels en het testen in het eigen geaccrediteerd labo garandeert CONCORDIA TEXTILES kwalitatief hoogwaardige producten. CONCORDIA TEXTILES is georganiseerd rond 3 Business Units: BU Workwear, BU Fashion en BU specific solutions. Het hoofdkwartier en de Europese productie-eenheid is gevestigd in Waregem. Verder is er nog de producie-eenheid in Suzhou (China), het dochterbedrijf Estambril International in Sabadell (Spanje) en een eigen confectie atelier in Dakha (Bangladesh).”

 

Waarom verkoos Concordia Textiles Office 365 boven Lotus Notes?


“Onze mailserver was aan vervanging toe. Dit was een eerste insteek om te migreren naar Office 365. Tot voor kort maakten we gebruik van Lotus Notes (mailclient) in combinatie met Sametime (instant messaging). We konden kiezen tussen een nieuwe lokale mailserver, een migratie naar de cloud of een migratie naar een ander pakket (bvb. Office 365) in de cloud. Een tweede insteek was dat we bij Concordia Textiles meer en meer groeien op internationaal vlak. Een externe mailserver zou veel eenvoudiger zijn voor de gebruikers in België, China, Spanje en Bangladesh. De mails zouden toegankelijker worden. We stelden ons de vraag met welke partner we wilden samenwerken. Toen kwam IT-Care in beeld, Proximus ICT Expert en reeds jaren specialist in cloud toepassingen. We werkten al een tijd samen met Proximus en waren daar erg tevreden over. De keuze voor IT-Care en Office 365 was dan ook snel gemaakt. IT-Care nam samen met Thierry Vermeulen de volledige verantwoordelijkheid over het migratietraject op zich.”

 

“Het project omvatte de migratie van een 200-tal mailboxen van Lotus Notes naar Office 365. Tegelijkertijd werd Sametime gemigreerd naar Skype for Business. In een eerste fase waren de buitenlandse vestigingen aan de beurt: China, Spanje en Bangladesh. Twee weken later volgden de Waregemse collega’s. Mijn ervaring is dat de export en import erg vlot verlopen is.”

 

Hoe hebben de gebruikers de migratie naar Office 365 ervaren?

“De bestaande gebruikers waren reeds vertrouwd met het gebruik van Lotus Notes en Sametime. Nieuwe gebruikers hadden daar echter nog nooit van gehoord dus voor hen was het niet zo voor de hand liggend om met deze pakketten te werken. De reacties waren erg positief toen bekend raakte dat we op Office 365 van Microsoft zouden overstappen. Iedereen kent Outlook, Office en Skype. Dat is met de paplepel reeds meegegeven aan de gebruikers. Iedereen die in de bedrijfswereld komt, kent de producten van Microsoft. Voor de meeste medewerkers voelde de migratie naar Office 365 een beetje aan zoals terug thuiskomen. Alles voelde weer intuïtief aan dankzij de vertrouwde schermen en de gekende logica.”

 

IT-Care heeft ook diverse opleidingen gegeven aan de eindgebruikers.


“Dat klopt. De collega’s van China, Spanje en Bangladesh kregen de Outlook en Skype for Business opleiding van IT-Care via Skype for Business. Zo maakten ze al meteen kennis van de functionaliteiten van dit instant messaging medium. Geweldig, toch? Daarna vond de opleiding voor de Belgische collega’s plaats in onze kantoren. Tot slot vond nog een derde sessie plaats met vraag en antwoord, nadat Office 365 reeds een tijdje in gebruik was.”

 

In welke mate is het beheer van de mailclients eenvoudiger geworden? Heb je nog goede raad voor beheerders die twijfelen om over te stappen op Office 365?


“Het installeren van een client is zoveel eenvoudiger geworden. Onze mailserver stond vroeger in België. Het scherm van een Chinese gebruiker moest dan overgenomen worden, daarna de client installeren maar ook de user zelf nog op het toestel krijgen.

 

Wanneer het een volledige nieuwe user betrof, was dit nog doenbaar. Een nieuwe PC aan een bestaande user koppelen, was echter een grotere uitdaging. De mailbox moest ik eerst lokaal op het toestel repliceren. Dit kon erg lang duren de eerste keer. Nu ervaar ik vooral gebruiksgemak en tijdswinst met Office 365 in plaats van frustratie. Office installeren, 1 maal de account creëren en al de rest verloopt automatisch. We hoeven gebruikers alleen maar te voorzien van inloggegevens en binnen enkele minuten kunnen ze al aan de slag. Als ze inloggen op Office 365, wordt de software automatisch geïnstalleerd op PC en mobiele toestellen. Een one click installatie, zeg maar.”

 

Zijn er nog verdere plannen met het platform?


“Mail was 1 ding. Office 365 is echter niet alleen e-mail en communicatie maar ook opslagcapaciteit. Onze fileserver liep vol. Dankzij Office 365 kon de aankoop van een nieuwe fileserver in de buitenlandse vestigingen vermeden worden. Er zijn ondertussen reeds onderdelen van onze file server gemigreerd naar OneDrive for Business. Deze data staat nu in de cloud. Dit is handig voor onze sales collega’s. Alle data is mee offline op de laptop of mobiele toestellen. Op die manier moet er door externe sales niet meer rondgebeld worden naar collega’s binnen het bedrijf om bepaalde dingen door te mailen. Ze hebben nu rechtstreekse toegang tot alle nodige documenten.”

 

“Het SharePoint verhaal is ook interessant. Daar zijn we ons nu volop in aan het verdiepen samen met IT-Care. Via SharePoint kunnen we alles dat niet in het ERP pakket kan, samenvoegen in 1 centraal platform.”

 

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Migreren naar Office 365

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"Office 365 est accessible et favorise la coopération entre les employés dans le monde."

“Concordia Textiles est un chef de premier rang sur le marché international de synthèse. Concordia Textiles fabrique des produits de qualité avec un procédé de fabrication intégrée verticalement du dimensionnement du fil, le tissage à la finition des tissus et tester les garanties dans son propre laboratoire accrédité. Concordia Textiles est organisé autour de trois sites d'affaires: BU Workwear, BU Mode et BU spécifiques. Le siège social de fabrication européenne est situé à Waregem. Il y a aussi le site de production à Suzhou (Chine), la filiale International Estambril  à Sabadell (Espagne) et son propre atelier de confection dans Dakha (Bangladesh).”

 

Pourquoi Concordia Textiles a-t-elle choisi Office 365 au-dessus de Lotus Notes?

"Notre mail serveur a dû être remplacé. Ce fut une première insertion de migrer vers Office 365. Nous avons récemment profité de Lotus Notes (client) en combinaison avec Sametime (messagerie instantanée). Nous pouvions choisir de faire une migration locale pour la messagerie ou un nouveau serveur de messagerie dans le cloud (par exemple: Office 365 dans le cloud). La deuxième façon pour Concordia Textiles était de nous agrandir dans l'international . »

 

«Un serveur externe serait beaucoup plus simple pour les utilisateurs en Belgique, Chine, Espagne et le Bengladesh. Les mails étaient plus accessible. Notre question était avec quel partenaire nous voulions travailler. Puis vint IT-Care, Proximus expert ITC et depuis des années un spécialiste pour intégrer des applications dans le cloud. Nous avions travaillé un certain temps conjointement avec Proximus et nous en étions très satisfait. Le choix pour  IT-Care et Office 365 était aussi de le faire rapidement. IT-Care et Thierry Vermeulen ont pris ensemble la responsabilité du processus de migration.»

 

"Le projet comprenait les quelques 200 boîtes mail de Lotus Note à migrer vers Office 365. Pendant ce temps nous avons migrer Sametime vers Skype pour business. La première phase était de migrer les succursales à l'étranger: la Chine, l'Espagne et Bangladesh. Deux semaines plus tard les collègues de Waregem ont suivi. Mon expérience est que l'exportation et l'importation sont très bien déroulée."

 

Comment les utilisateurs ont expérimenté la migration vers Office 365?

“Les utilisateurs existants étaient déjà familiarisés avec l'utilisation de Lotus Notes et Sametime. Les nouveaux utilisateurs n'en avaient encore jamais entendu parler, pour eux ce n'était pas si évident de travailler avec ces paquets. Les réactions étaient très positives lorsqu'ils ont appris que nous allions migrer vers Office 365 de Microsoft. Tout le monde connaissait Outlook, Office et Skype. Cela a déjà été donné aux utilisateurs à un âge précoce. Toutes les personnes qui viennent du monde des affaires connaissaient les produits de Microsoft. Pour la plupart des employés, ils sentaient la migration vers Office 365 un peu comme un retour à la maison. Tout était à nouveau de manière intuitive avec des écrans familiers et la logique connue.”

 

IT-Care a aussi donné diverses formations aux utilisateurs finals.


“C'est juste. Les collègues de Chine, Espagne et Bangladesh ont reçu une formation de Skype entreprise et Outlook de IT-Care via Skype entreprise (à distance). Ils ont immédiatement connu les fonctionnalités de la messagerie instantanée. Excellent de toute façon. Ensuite la formation a eu lieu dans nos bureaux pour les collègues belges. Pour finalisé nous avons fait une troisième session pour les questions et réponses, après un certain temps Office 365 était déjà utilisé.”

 

Dans quelle mesure est-ce que la gestion des clients de messagerie est devenue plus facile? Avez-vous de bons conseils pour les gestionnaires qui hésitent à passer à Office 365?


“Il est tellement plus facile d'installer un client. Notre serveur de messagerie était autrefois en Belgique. L'écran d'un utilisateur chinois devait être pris en charge, ensuite installer le client mais aussi obtenir l’utilisateur lui-même encore à l’ordinateur.

 

Si c’était un tout nouvel utilisateur, cela était faisable. Lier un nouveau PC à un utilisateur existant, était toutefois un plus grand défi. Je devais d’abord répliquer la boîte aux lettres localement sur l’ordinateur. Cela pouvait prendre un certain temps la première fois. Maintenant, je remarque surtout la facilité d’utilisation et le gain de temps au lieu de la frustration avec Office 365. Installer Office 365, créer le compte 1 fois et tout le reste se fait automatiquement. Nous devons seulement fournir des informations de connexion aux utilisateurs et ils peuvent être opérationnel en quelques minutes. Quand ils se connectent à Office 365, le logiciel est automatiquement installé sur les PC et les appareils mobiles. Une installation en un seul clic, pour ainsi dire.”

 

Avez-vous encore des autres plans pour la plate-forme?


“Mail était une chose. Cependant, Office 365 est non seulement e-mail et communication, mais aussi capacité de stockage. Notre serveur de fichiers était plein. Avec Office 365, acheter un nouveau serveur de fichiers dans les succursales à l’étranger pourrait être évité. Quelques parties de nos serveurs de fichiers sont déjà migrées vers OneDrive entreprise. Ces données se trouvent maintenant dans le cloud. Ceci est utile pour nos collègues de vente. Toutes les données sont disponibles hors connexion sur un ordinateur portable ou sur des autre appareils mobiles. De cette façon, les collègues de ventes externes ne doivent plus téléphoner aux collègues au sein de l’entreprise pour envoyer certaines documents par mail. Ils ont maintenant accès à tous les documents nécessaires.”

 

“SharePoint est également intéressant. Nous sommes maintenant en train d’approfondir  SharePoint avec IT-Care. SharePoint nous permet de fusionner tout ce qui n’est pas dans le package ERP, en une plate-forme centrale. ”

 

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Migration vers Office  365

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