“Dankzij Office 365 kunnen we meer ter beschikking stellen aan iedereen.”

De algemene Centrale van de Openbare Diensten, ACOD, telt zowat 750 werknemers in 29 regio's in Vlaanderen en Wallonië. Om efficiënter te werken heeft de organisatie in 2015 Microsoft Office 365 ingevoerd. Daarvoor deden ze een beroep op IT-Care.

 

Michel Meyer, ACOD:


“We hadden een informaticadienst die werkte met wat de gewone sterveling van informatica kent. Omdat we zijn overgestapt op Office 365, wilden we meer flexibiliteit voor het personeel en meer mogelijkheden via de apps van Office 365, vooral voor de communicatie. Dat gaat over geschreven communicatie, maar ook teleconferentie. We houden vergaderingen via Skype, we gebruiken ook alles wat met OneDrive te maken heeft en er komt een SharePoint. We wilden ook beter communiceren met onze leden want we hebben 250 leden die geen toegang hadden tot onze gegevens. Dankzij dit systeem kunnen we nu meer ter beschikking stellen van iedereen.”

 

Serge De Geyter, IT-Care:


“Digitale transformatie is om allerlei redenen belangrijk voor bedrijven. Ik zal er twee opnoemen. Ten eerste het feit dat er nood is aan de integratie van jonge werknemers, die ermee opgegroeid zijn. Ten tweede het feit dat er een wetgeving aankomt, de GDPR (General Data Protection Regulation), die van kracht gaat in mei 2018. Voor elke organisatie - dus ook ACOD - is communicatie steeds belangrijker. Communicatie via de telefoon is één vorm, maar communicatie via e-mail, Skype en webinars en zo wordt steeds belangrijker. In Office 365 zijn al die oplossingen geïntegreerd in de applicatie, in het platform.”

 

De laatste fase van de digitale transformatie van ACOD wordt afgerond en de organisatie investeert in opleidingen voor het personeel.

 

Michel Meyer, ACOD:


“Documenten veilig bewaren is belangrijk. Wij hebben heel wat persoonlijke gegevens van leden, die we willen beschermen. We houden die dan ook hier ter plaatse. Alle minder gevoelige data is wel buitenshuis verplaatst en de back-up van al die gegevens willen we toch graag bij de hand houden. We kunnen de opslag van de gegevens uitbesteden maar we willen wel weten waar ze zijn en wie ze beheert.”

 

Serge De Geyter, IT-Care:


“Alle data is opgeslagen in de cloud van Microsoft. Er is een automatische back-up, er is een antivirusprogramma en er zijn ook oplossingen die beschermen tegen malware, zoals CryptoLocker. Digitale transformatie is cruciaal voor elke organisatie en die moet in verschillende stappen gebeuren. Voor die stappen is het belangrijk om de juiste partner te kiezen.”

 

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Migreren naar Office 365

ACOD CGSP

“Office 365 est un système qui est beaucoup plus ouvert pour tout le monde.”

La centrale générale des services publiques, la CGSP, compte environ 750 employés dans 29 régions de Flandre et de Wallonie. Afin de travailler plus efficacement, l'organisation a mis en place en 2015 Microsoft Office 365. Ils ont pour cela fait appel à IT-Care.

 

Michel Meyer, la CGSP:


“Nous avions un service informatique qui était basé sur ce que le commun des mortels peut connaître en matière d’informatique et bureautique. Nous avons voulu - parce que nous sommes passé sur Office 365 - avoir une ouverture vers plus de flexibilité pour notre personnel et plus de possibilités via les applications qui sont dans Office 365, notamment ce qui concerne la communication - que ce soit la communication écrite ou même la communication par les téléconférences. Nous utilisons maintenant les conférences via Skype et on utilise aussi tout ce qui est OneDrive. SharePoint va être mis en place et nous avons aussi souhaité avoir plus d’ouverture vers nos affiliés car nous avons 205 affiliés qui n’avaient pas accès à certaines données chez nous et donc par ce système on s’est dit qu’on pourrait peut-être mettre en place un système qui est beaucoup plus ouvert pour tout le monde.”

 

Serge De Geyter, IT-Care:


“La tranformation numérique/digitale pour une entreprise est très importante pour plusieurs raisons. J’en cite deux. Le fait de la nécessité d’intégrer des jeunes collaborateurs qui sont nées dans cet environnement ou le fait qu’il y a une législation qui va venir, GDPR, qui doit être effectué en mai 2018. Pour chaque organisation et aussi pour la CGSP, la communication devient de plus en plus importante. Communication via téléphone en est une. La communication par mail, par Skype, des webinaires et tout ça, ça devient très importante. Dans la solution Office 365, toutes ces solutions sont intégrées dans l’application, dans ce plate-forme.”

 

La dernière phase de tranformation numérique/digitale de la CGSP est actuellement en voie de finalisation et l’organisme investit aussi dans des formations nécessaires pour ses employés.

 

Michel Meyer, la CGSP:


“La sécurité des documents est très importante pour nous. Nous avons toute une série de données personnelles de nos affiliées que nous tenons absolument à protéger. C’est pour ça qu’on veut absolument garder ça sur site et que nous avons externalisé tout ce qui n’était pas sensible à ce point-là. Le back-up de toutes ces données, nous souhaitons toujours avoir la main sur ce back-up. Tout en sachant qu’on peut externaliser la conservation des données mais on veut absolument savoir où elles se trouvent et qui le fait parce que c’est très important pour nous.”

 

Serge De Geyter, IT-Care:


“Toutes les données sont stockées dans le cloud de Microsoft, donc un back up automatique et un antivirus sont inclus. Il y a aussi des solutions qui augmentent la sécurité contre le malware comme CryptoLocker. La transformation numérique/digitale est primordiale pour chaque organisation. Cette transformation doit se faire en plusieurs étapes et ces étapes peuvent être faites en choisissant le bon partenaire.”

 

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