"Als school ben je verplicht om systemen te gebruiken die je leerlingen boeien, zoals Microsoft Office 365."

Sinds de fusie in 1999 is de scholengemeenschap Sint-Paulus een toonbeeld van samenwerking tussen alle katholieke scholen uit de regio Waregem, Avelgem en Anzegem. De directeurs hebben vanaf het begin sterk ingezet op informatisering om de communicatie en samenwerking tussen alle partijen te bevorderen. Kers op de taart is het gloednieuwe Microsoft Office 365 platform dat IT-Care voor de scholengemeenschap heeft opgezet. Elke school, klas, leerkracht en leerling heeft hierin een plaats gekregen en dankzij een link met WISAD (een administratiepakket voor scholen) is alle informatie steeds up-to-date en correct.

 

Met de fusie in 1999 had de scholengemeenschap Sint-Paulus een efficiëntere organisatie voor ogen met meer middelen, zodat leerlingen en leerkrachten over een betere infrastructuur en modernere faciliteiten beschikken.

 

Jean-Marie Noreillie, Coördinerend Directeur: “De fusie heeft geleid tot een intense, aangename samenwerking. Dat ligt enerzijds aan de positieve ingesteldheid van het schoolbestuur, maar anderzijds hebben wij ook altijd geïnvesteerd in een IT-draagvlak om de samenwerking en de interne communicatie te bevorderen.”

 

Stap 1: Centrale administratie en intern SharePoint portaal


Niet lang na de fusie investeerde Scholengemeenschap Sint-Paulus in WISAD. Dat is een wijdverspreid systeem voor leerlingenadministratie, personeelsadministratie, boekhouding, leerlingopvolging, rapporten, enzovoort.

 

“Daarnaast had onze IT-afdeling een eigen SharePoint portaal ontwikkeld waarin documenten intern gedeeld konden worden door diverse overlegorganen: raad van bestuur, college van directeurs, vakgroepen, navorming, ... Hierin waren ook e-mailadressen beschikbaar voor elke gebruiker”, legt Jean-Marie Noreillie uit. “Het systeem werkte zo goed, dat we dit graag wilden uitbreiden naar onze externe contacten, leerlingen en ouders. We wilden graag met hen communiceren en informatie delen die hen aanbelangt: taken, lessenroosters, algemene mededelingen, ...”

 

Stap 2: Live@Edu verbindt leerlingen en ouders met de school


Anno 2011 start de Scholengroep Sint-Paulus als één van de eerste secundaire scholen in België met Live@Edu, een Microsoft Live platform, gratis voor scholen. In Live@Edu beschikte elke leerling over een e-mailadres, een eigen OneDrive voor de online opslag van documenten en een taken- en toetsenkalender voor zijn klas.

 

“In Live@Edu konden leerlingen en leraars presentaties, lessen en oefeningen met elkaar uitwisselen. Bovendien hoefden ze thuis niet over Microsoft Office te beschikken of schijfruimte voor school vrij te maken.

 

Zolang ze toegang hadden tot het internet, konden ze de mailbox, de Office toepassingen en de folders van Live@Edu gebruiken. Dankzij de cloud-technologie hoefden wij op de campussen ook geen verschillende exchange servers meer te onderhouden”, stelt Jean-Marie Noreillie.

 

Dominique Ervijn, stafmedewerker van de Scholengemeenschap Sint-Paulus: “Een link tussen WISAD en het Live@Edu platform zorgde voor de overdracht van nuttige informatie, zoals klasindelingen en kalenders. Wanneer een leerling in WISAD werd toegevoegd, kwam die ook bij de juiste klas in Live@Edu terecht. Dit platform liet toe om veel sneller te communiceren met groepen mensen en bestanden te delen. En omdat het een Microsoft product is, was er slechts een minimum aan opleiding nodig, zeker voor onze leerlingen die opgroeien met computers.”

 

Stap 3: een gebruiksvriendelijk portaal in SharePoint


Anno 2012 gaat Microsoft nog een stap verder door scholen gratis Office 365 aan te bieden. Deze krachtige, professionele omgeving biedt de scholengemeenschap de nieuwste Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), alsook een e-mailadres, Skype (videovergaderingen en chatberichten) en OneDrive account voor elke leerkracht en leerling (leerkrachten krijgen een intern en extern e-mailadres). Bovendien bevat Office 365 ook standaard Microsoft SharePoint. De scholengemeenschap Sint-Paulus zag hierin meteen een kans om een professioneel samenwerkingsplatform op te bouwen.

 

“SharePoint is standaard een professionele, eerder koele omgeving. Wij wilden dit veranderen in een warme, aantrekkelijke website om de communicatie tussen leerkrachten, leerlingen en ouders te bevorderen. We contacteerden IT-Care om voor ons een gebruiksvriendelijk platform te ontwikkelen”, aldus Dominique Ervijn.

 

IT-Care vertaalde de hele structuur van WISAD naar Microsoft SharePoint en ontwikkelde een site voor elke campus, elke leerkracht en elke klas. Iedereen zou slechts toegang krijgen tot die domeinen die voor hem van toepassing zijn en vanuit OneDrive documenten kunnen plaatsen op de site van zijn klas of leerkracht.

 

Jan Neirinck: “Microsoft Office 365 werkt een pak vlotter dan Live@Edu. Nu kan je met één klik een ganse klas selecteren om een document of kalender te delen. Vroeger moest dat nog naam per naam. Door de continue synchronisatie met WISAD weet je bovendien zeker dat de groepen correct zijn en dat er niemand vergeten wordt.

 

Besluit


Sinds 1 september 2013 werkt de scholengemeenschap Sint-Paulus met de nieuwe Microsoft Office 365 omgeving.

 

Jan Neirinck: “Gedurende de maand augustus hebben we de testomgeving grondig geëvalueerd en waar nodig laten aanpassen, zodat we op 1 september zonder problemen konden live gaan. Het ziet er prachtig uit, IT-Care heeft goed geluisterd naar onze noden en er een visueel aantrekkelijk geheel van gemaakt. De respons van de gebruikers is dan ook heel positief. Wij zijn erg blij met onze cloudomgeving die achter de schermen door Microsoft verder ontwikkeld wordt en van ons een minimum aan onderhoud vraagt.”

 

De scholengemeenschap Sint-Paulus blijft niet stilstaan en denkt al aan toekomstige projecten.

 

“Met Skype zouden we bijvoorbeeld bepaalde belangrijke theorielessen kunnen filmen en delen met zieke leerlingen of met studenten die tijdelijk in het buitenland verblijven. Via Microsoft Office 365 zouden we ook de communicatie met de buitenlandse uitwisselleerlingen kunnen bevorderen en hun komst naar België beter voorbereiden. We beschikken nu in elk geval over alle middelen voor een uniforme communicatie met al onze belanghebbenden, het is aan ons om de mogelijkheden verder te ontdekken. Als school ben je verplicht om mee te evolueren met je leerlingen en systemen te gebruiken die hen boeien. We zijn Microsoft dan ook erg dankbaar dat we gratis toegang krijgen tot een professionele omgeving als Office 365”, besluit Jean-Marie Noreillie.

gebouw sint paulus

"Une école est obligée d'utiliser des systèmes qui passionnent les élèves, comme Microsoft Office 365."

Depuis la fusion en 1999, la communauté scolaire Sint-Paulus est un modèle de collaboration entre toutes les écoles catholiques de la région de Waregem, Avelgem et Anzegem. Dès la début, les directeurs ont misé sur l'informatisation afin de favoriser la communication et la collaboration entre toutes les parties. La nouvelle plateforme en Microsoft Office 365, déployée par IT-Care pour la communauté scolaire, constitue la cerise sur le gâteau. Chaque école, chaque classe, chaque enseignant et chaque élève y a sa place. Et grâce à un lien avec WISAD (une solution administrative pour les écoles), toutes les informations y sont toujours à jour et correctes.

 

Avec la fusion en 1999, la communauté scolaire Sint-Paulus ciblait une organisation efficace avec plus de ressources, afin que les élèves et les enseignants disposent d'une meilleure infrastructure et d'équipements plus modernes.

 

Jean-Marie Noreillie, Directeur coordinateur: ”La fusion a donné naissance à une collaboration agréable et intense. Elle peut être attribuée d'une part à l'état d'esprit du commité de gestion scolaire, mais d'autre part à nos investissements constants dans une base informatique pour favoriser la collaboration et la communication interne."

 

Etape 1: administration centralisée et portail interne Microsoft SharePoint


Peu de temps après la fusion, la Communauté scolaire Sint-Paulus a investi dans WISAD, un système largement répandu pour l'administration des élèves et du personnel, la comptabilité, le suivi des élèves, les bulletins, etc.

 

“Notre département informatique a également développé un portail SharePoint qui nous est propre et dans lequel des documents peuvent être partagés en interne par divers organes de concertation: conseil d'administration, collège des directerus, départements, ... Des adresses e-mail sont également disponibles pour chaque utilisateur", explique Jean-Marie Noreillie. "Le système fonctionnait tellement bien que nous avons souhaité l'étendre à nos contacts externes, auw élèves et aux parents. Nous voulions communiquer avec eux et partager de l'information qui les intéresse: devoirs, horaires des cours, communications d'ordre général ..."

 

Etape 2: Live@Edu relie les élèves et les parents avec l'école


En 2011, la communauté scolaire Sint-Paulus était l'une des premières écoles secondaires de Belgique à utiliser Live@Edu, une plateforme Microsoft Live gratuite pour les écoles. Dans Live@Edu, chaque élève dispose d'une adresse e-mail, de son propre OneDrive pour stocker des documents en ligne et d'un calendrier des devoirs et des tests pour sa classe.

 

“Dans Live@Edu, les élèves et les enseignants peuvent échanger des présentations, des cours et des exercices. De plus, ils ne doivent plus disposer de Microsoft Office à la maison, nu libérer de la place sur leur disque dur personnel.

 

Il leur suffit d'avoir accès à Internet pour utiliser la mailbox, les applications Office et les dossiers de Live@Edu. Grâce à la technologie cloud, nous ne devons plus assurer la maintenance des serveurs Exchange sur les campus non plus", affirme Jean-Marie Noreillie.

 

Dominique Ervijn, collaborateur de l'équipe de direction de la communauté scolaire Sint-Paulus: "Un lien ectre WISAD et la plateforme Live@Edu a permis de transférer les informations utiles, comme la répartition des classes et les calendriers. Une fois qu'un élève est ajouté dans WISAD, il est automatiquement attribué à la bonne classe dans Live@Edu. Grâce à cette plateforme, nous comuniquons beaucoup plus rapidement avec des groupes de personnes et nous sommes en mesure de partager facilement des fichiers. En outre, comme il s'agit d'un produit Microsoft, la formation a été réduite au minimum, surtout pour nos élèves qui sont familiarisés aux ordinateurs depuis leur tendre enfance."

 

Etape 3: un portail convivial dans Microsoft Office 365


En 2012, Microsoft a franchi une nouvelle étape en offrant gratuitement Office 365 aux écoles. Grâce à cet environnement professionnel et puissant, la communauté scolaire dispose des dernières applications Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que d'une adresse e-mail, de Skype (vidéoconférence et chat) et d'un compte OneDrive pour chaque élève et enseignant (ces derniers reçoivent une adresse e-mail interne et externe). De plus, Microsoft SharePoint fait partie d'Office 365. La communauté scolaire Sint-Paulus y a immédiatement vu l'occasion de développer une plateforme de collaboration professionnelle.

 

“La version standard de SharePoint est un environnement professionnel plutôt froid. Nous voulions le transformer en un site web chaleureux et attrayant pour stimuler la communication entre les enseignants, les élèves et les parents. Nous avons contacté IT-Care pour développer cette plateforme conviviale', précise Dominique Ervijn.

 

IT-Care a transposé toute la structure de WISAD vers Microsoft Office 365 et a développé un site pour chaque campus, chaque enseignant et chaque classe. Chacun a uniquement accès aux demaines pertinents pour lui et peut, à partir de OneDrive, placer des fichiers sur le site de sa classe ou de son professeur.

 

Jan Neirinck: “Microsoft Office 365 est plus siple à utiliser que Live@Edu. A présent, nous pouvons, en un seul clic, sélectionner toute une classe pour partager un document ou un calendrier. Auparavant, nous devions le faire nom par nom. Grâce à la synchronisation permanente avec WISAD, nous sommes en outre certains que les groupes sont corrects et que personne n'a été oublié.

 

Conclusion


Depuis le 1er septembre 2013, la communauté scolaire Sint-Paulus travaille avec le nouvel environnement Microsoft Office 365.

 

Jan Neirinck: “Pendant le mois d'août, nous avons évalué en détail l'environnement de test et demandé les modifications que nous estimions nécessaires, afin de pouvoir être opérationnels le 1er septembre. Cela s'annonce sous les mailleurs auspices, IT-Care a été très attentif à nos besoins et a rendu cet environnement très attrayant sur le plan visuel. Les réactions des utilisateurs sont d'ailleurs très positives. Nous sommes vraiment staisfaits de notre environnement dans le cloud que Microsoft continue à développer en coulisse et qui ne nécessite qu'un minimum de maintenance de notre part.”

 

La communauté scolaire Sint-Paulus ne compte pas se reposer sur ses lauriers et envisage déjà de futurs projets.

 

“Nous voudrions par exeple utiliser Skype pour filmer certains cours théoriques importants et les partager avec les élèves malades ou nos étudiants qui séjournent temporairement à l'étranger. Nous aimerions également, via Microsoft Office 365, encourager la communication avec les étudiants d'échange étrangers afin de mieux préparer leur arrivée en Belgique. Nous disposons en tout cas aujourd'hui de toutes les ressources nécessaires pour une communication uniforme avec toutes les parties concernées, c'est à nous qu'il appartient d'en explorer davantage les possibilités. Une école est tenue d'évoluer au même rythme que ses élèves et d'utiliser des systèmes qui les passionnent. Nous sommes donc très reconnaissants envers Microsoft pour nous avoir donné accès à un environnement professionnel tel qu'Office 365", conclut Jean-Marie Noreillie.

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