"Betere internationale samenwerking bij Join For Water dankzij migratie naar Office 365."

Join For Water is een niet-gouvernementele organisatie (ngo) die zich inzet voor een beter waterbeheer. De uitvoering van de projecten gebeurt in samenwerking met lokale ngo’s, boeren- of gebruikersorganisaties en plaatselijke overheden. Het kantoor in Gent staat in voor het algemeen beleid, de coördinatie, de Noordwerking en de ondersteuning van de Zuidwerking.

 

Join For Water werkt nauw samen met lokale partners voor de uitvoering van zijn internationale projecten. Een efficiënte communicatie speelt daarbij een grote rol. Dankzij de migratie van een lokale mailserver naar Office 365 hebben de zesennegentig gebruikers wereldwijd overal en altijd toegang tot hun mailbestanden, hebben ze automatisch een back-up van hun mailbestanden en beschikken ze over voldoende opslagcapaciteit. Ook de planning verloopt veel efficiënter omdat de medewerkers nu zicht hebben op elkaars agenda en de groepsagenda.

 


Join For Water werkte voorheen met een hardware firewall die als e-mailserver dienst deed. De migratie van alle mailgegevens naar Office 365 was niet evident, omdat computers van alle internationale medewerkers over de vereiste updates moesten beschikken. Partner IT-Care begeleidde Join For Water tijdens de migratie. Dankzij hun expertise en de scripttaal Microsoft Powershell verliep het instellen van de verschillende parameters veel gemakkelijker.

 


Uitdaging


De efficiëntie en flexibiliteit van het e-mailsysteem bij Join For Water liet te wensen over. De ngo wou een stabiel / betrouwbaar systeem zodat de medewerkers steeds onbeperkt toegang hadden tot hun e-mails, van overal ter wereld en van op om het even welk toestel. Ook de buitenlandse medewerkers moesten meestappen in het migratieverhaal.


Oplossing


Dankzij de migratie naar Office 365 loopt het mailverkeer tussen de medewerkers wereldwijd veel efficiënter. Door de goede contacten van partner IT-Care met Microsoft kon Join For Water Office 365 als een van de eersten aankopen aan een gunstig tarief voor ngo’s, via het SOCIALware-project. Dankzij de expertise van IT-Care in de Microsoft scripttaal Powershell kon de wereldwijde migratie vlot verlopen.

 

Voordelen

 

  • Stabiel e-mailsysteem zorgt voor efficiënte communicatie.
  • Office 365 biedt voldoende capaciteit om wereldwijd bestanden te mailen.
  • Geen verloren e-mails meer door automatische back-up.
  • Collega’s zijn op de hoogte van elkaars activiteiten door het delen van de agenda’s.
  • Office 365 biedt verschillende uitbreidingsmogelijkheden naar de toekomst toe.
  • Medewerkers hebben overal onbeperkte toegang tot e-mails van op elk toestel.
  • Eenvoudig beheer van de verschillende gebruikers.

De medewerkers van Join For Water beschikken met Office 365 over een stabiel e-mailsysteem. Ze hebben voldoende capaciteit om bijlages te versturen naar de medewerkers in het buitenland en Office 365 maakt automatisch back-ups van alle bestanden. Van thuis uit werken gaat veel gemakkelijker, iedereen heeft overal onbeperkte toegang tot hun mails met om het even welk toestel. Dankzij de gedeelde agenda’s zijn de collega’s ook beter op de hoogte van elkaars activiteiten.

 


“Dat was vroeger wel anders”, gaat directeur Vincent Volckaert van start. “Vroeger maakten we gebruik van een hardware firewall die in ons kantoor was gevestigd en die als e-mailserver diende. Die haalde alle mails binnen via verschillende DNS-providers, een omslachtig systeem dat niet langer voldeed aan onze noden. De zesennegentig gebruikers wereldwijd maakten gebruik van dat firewalltoestel, waardoor ze vaak moeilijk toegang kregen tot hun e-mails. We beschikten over een beperkte opslagcapaciteit en internetverbindingen, de medewerkers moesten zelf voor een back-up zorgen. Het systeem was evenmin compatibel met de nieuwe generatie toestellen, zoals tablets of smartphones. We hadden dus dringend nood aan een modern systeem om ons wereldwijde e-mailverkeer te beheren.”

 


Stabiel systeem aan uitstekende condities


Samen met IT-Care maakte de ngo de overstap naar Office 365. Volckaert:
“IT-Care is al jaren onze vaste IT-partner voor het beheer van onze computers en server. Door de sterke vertrouwensband hebben we hun hulp ingeroepen om de migratie in goede banen te leiden. Dankzij onze partner konden we een beroep doen op Microsoft’s Charity Pricing programma. Via hun contacten was IT-Care op de hoogte van het SOCIALware-project, dat voor Office 365 nog in de kinderschoenen stond.”

 


Betere samenwerking en eenvoudig beheer


Op die manier kon Join For Water een performant systeem implementeren tegen zeer goede condities. “We werken nu beter samen met onze buitenlandse collega’s doordat we gemakkelijk agenda’s en contacten kunnen delen. Daarnaast zijn de onbeperkte opslag, gemakkelijke toegang van op verschillende toestellen en back-up van mails de grootste voordelen. Voor Office 365 log je afhankelijk van de locatie waar je je bevindt in op een server dicht bij jou. Dat zorgt voor minder vertragingen”, zegt Vincent Volckaert.

Het beheer van de verschillende gebruikers verloopt eenvoudiger, een wachtwoord resetten, een medewerker aan een bepaalde groep toevoegen of taalinstellingen wijzigen gaat bijvoorbeeld heel gemakkelijk. Een beperkt aantal mensen in het Gentse kantoor hebben toegang tot het administratieve portaal waar ze een aantal basistaken voor het beheer van de verschillende accounts kunnen uitoefenen in een gebruiksvriendelijke interface.

 

Nieuwe manier van werken


“Ook voor de gebruikers is er heel wat veranderd, zeker wat de capaciteit van de e-mails betreft. Vroeger stuurde men een serverlink om een bestand te delen, men moest dus in het kantoor aanwezig zijn om het document te kunnen openen. Nu zijn we niet langer beperkt en kunnen we gemakkelijk verschillende bijlages doormailen. De efficiëntie is er dus serieus op vooruit gegaan”, zegt Volckaert.

 


“Ondertussen is de capaciteit per mailbox al gestegen naar 50GB in vergelijking met vorig jaar 25GB. Iedereen kan nu van elke locatie mails versturen van op het even welk toestel. Vroeger hielden we onze afspraken bij in een Excel-tabel. Het delen van onze agenda’s bespaart ons veel tijd en moeite. Nu hebben we dus ook van overal toegang tot elkaars agenda en alle medewerkers kunnen van thuis uit werken.”

 


Migratieparcours met hindernissen


De e-mailgegevens van alle Join For Water-medewerkers waren verspreid over verschillende systemen wereldwijd, de migratie van alle gegevens hing dus ook van een groot deel af van die medewerkers. “In sommige landen is een goede internetverbinding geen evidentie, maar dankzij een goede voorbereiding is de migratie toch vlot verlopen.”

 


IT-Care heeft enkele experten op het gebied van de Microsoft scripttaal Powershell in huis. Die ontwikkelden een grafische interface die het mogelijk maakt om met een druk op de knop de parameters voor meerdere, zoniet alle Office 365 gebruikers in te stellen. Powershell maakt het ook mogelijk om rapporten te trekken. Zo is het bijvoorbeeld eenvoudig om de capaciteit van de verschillende mailboxen na te gaan. “Dat was een enorm voordeel tijdens de migratie”.

 


Klaar voor de toekomst


”SharePoint zou de projectopvolging een stuk efficiënter maken. De integratie met Office 365 is een voordeel op dat vlak. Dan denk ik bijvoorbeeld aan het toekennen van rechten en dergelijke. We denken ook nog aan een uitbreiding met Skype for Business. We werken ook met Yammer, binnenkort willen we dat ook beter in onze Office 365 omgeving integreren”, besluit Vincent Volckaert.

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"Join For Water améliore sa collaboration internationale avec Office 365."

Join For Water est une organisation non gouvernementale (ong) qui défend une meilleure gestion de l’eau. Les projets sont déployés avec les ONG, les organisations d’utilisateurs ou d’exploitants agricoles et les autorités locales. Le bureau de Gand assure la gestion générale, la coordination, les suivis financier et administratif, le fonctionnement dans le Nord et l’assistance au fonctionnement dans le Sud.

 

Join For Water collabore étroitement avec des partenaires locaux pour déployer ses projets internationaux. Dans ce cadre, une communication efficace est déterminante. Grâce à la migration d’un serveur de messagerie local à Office 365, les 96 collaborateurs ont accès, à toute heure, partout dans le monde, à leurs e-mails, disposent automatiquement d’une sauvegarde de leurs e-mails et d’une capacité de stockage suffisante. La planification se révèle aussi nettement plus efficace, parce qu’ils peuvent consulter leurs agendas respectifs et l’agenda de groupe.

 


Auparavant, Join For Water utilisait un pare-feu matériel qui faisait office de serveurs de messagerie. La migration de toutes les données d’e-mails vers Office 365 n’était pas une sinécure, parce que les ordinateurs de tous les collaborateurs internationaux devaient disposer des mises à jour requises. Le partenaire IT-Care a accompagné Join For Water pendant la migration. Grâce à son expertise dans le langage de script de Microsoft Powershell, la configuration des différents paramètres a été nettement plus simple.

 


Défi


L’efficacité et la flexibilité du système de messagerie de Join For Water laissaient à désirer. L’ONG souhaitait un système stable et fiable de sorte que les collaborateurs aient toujours un accès illimité à leurs e-mails, partout dans le monde et sur tout appareil (Android, Ipad, Windows). Les collaborateurs à l’étranger devaient aussi pouvoir participer à la migration.

 


Solution


Grâce à la migration vers Office 365, le trafic e-mail entre les collaborateurs est beaucoup plus efficace au niveau mondial. Les bonnes relations entre le partenaire IT-Care et Microsoft ont permis à Join For Water d’acquérir Office 365 à un prix avantageux spécial ONG par le biais du programme Charity Pricing de Microsoft. Grâce à l’expertise d’IT-Care dans le langage de script de Microsoft Powershell, la migration mondiale a pu se dérouler rapidement.

 


Avantages

 

  • Système de messagerie stable assurant une communication efficace.
  • Office 365 a une capacité suffisante pour envoyer des fichiers dans le monde entier.
  • Plus d’e-mails perdus grâce à la sauvegarde automatique.
  • Les collègues sont au fait de leurs activités respectives moyennant le partage des agendas.
  • Office 365 propose différentes possibilités d’extension orientées vers l’avenir.
  • Les collaborateurs ont partout un accès illimité aux e-mails sur tout appareil (tablette, GSM, PC).
  • Gestion simple des différents utilisateurs.

Grâce à Office 365, les collaborateurs de Join For Water disposent d’un système de messagerie stable. Ils ont une capacité suffisante pour envoyer des annexes aux collaborateurs à l’étranger. Par ailleurs, Office 365 procède à des backups automatiques de tous les fichiers. Il est beaucoup plus facile pour les collaborateurs de travailler de leur domicile étant donné qu’ils ont tous un accès illimité à leur messagerie de n’importe quel appareil. Par ailleurs, le partage d’agendas permet aux collègues d’être mieux informés de leurs activités respectives.

 


“Quelle différence par rapport au passé!”, constate d’emblée Vincent Volckaert, le directeur. “Auparavant, nous utilisions un pare-feu matériel dans notre bureau qui faisait office de serveur de messagerie. Il recevait tous les e-mails entrants via différents fournisseurs DNS : un système complexe qui ne répondait plus à nos besoins. Les 96 utilisateurs dans le monde utilisaient ce pare-feu et rencontraient souvent des difficultés pour accéder à leur messagerie. Nous ne disposions à l’époque que d’une capacité de stockage et d’une connexion internet limitées, les collaborateurs devant veiller à faire eux-mêmes un backup. De plus, le système n’était pas compatible avec la nouvelle génération d’appareils tels que les tablettes et les smartphones. Nous avions donc besoin d’urgence d’un système moderne capable de gérer notre trafic e-mail mondial.”

 


Système stable et excellentes conditions


L’ONG a franchi le pas vers Office 365 en collaboration avec IT-Care. Volckaert: “IT-Care est notre partenaire informatique depuis de nombreuses années pour la gestion des nos ordinateur et de notre serveur. Compte tenu de nos étroites relations de confiance, nous avons fait appel à son aide pour mener la migration à bonne fin. Grâce à notre partenaire, nous avons pu avoir recours au programme de Charity Pricing de Microsoft. Fortes de ses contacts, IT-Care était au fait du projet SOCIALware qui n’en était encore qu’à ses premiers balbutiements pour Office 365.“

 


Meilleure collaboration et gestion plus simple


De cette manière, Join For Water a pu déployer un système performant pour un prix très avantageux. «Notre collaboration avec nos collègues étrangers est désormais meilleure parce que nous pouvons facilement partager agendas et contacts. Par ailleurs, nous pouvons compter sur des avantages déterminants: stockage illimité, accès facile aux différents appareils et backups des emails. Pour Office 365, vous vous connectez en fonction de votre emplacement à un serveur local, gage de moins de retards», constate Vincent Volckaert.

 


La gestion des différents utilisateurs est plus simple et beaucoup d’actions sont plus faciles: changer de mot de passe, ajouter un groupe, modifier des paramètres linguistiques, etc. Un nombre limité de collaborateurs du bureau de Gand ont accès au portail administratif où ils peuvent s’acquitter d’un certain nombre de tâches de base pour la gestion des différents comptes dans une interface conviviale.

 

Nouvelle manière de travailler


“Beaucoup de choses ont également changé pour les utilisateurs, à commencer par la capacité des emails. Par le passé, l’on envoyait un lien vers le serveur pour partager un fichier, ce qui impliquait d’être présent physiquement au bureau pour pouvoir ouvrir le document. Aujourd’hui, nous n’avons plus de limitation et nous pouvons facilement joindre plusieurs annexes aux e-mails. De quoi doper sérieusement l’efficacité”, souligne Volckaert.

 


“Entretemps, la capacité par boîte mail est passée de 25 à 50 gigaoctets. Chaque collaborateur peut dorénavant envoyer des e-mails en tout lieu et sur tout appareil. Auparavant, nous gérions nos rendezvous dans un tableau Excel. Aujourd’hui, le partage de nos agendas nous permet de gagner beaucoup de temps et de travail. Nous avons donc accès partout à nos agendas respectifs, et tous les collaborateurs peuvent travailler de leur domicile.”

 


Migration: un parcours semé d’embûches


Les données de messagerie de tous les collaborateurs Join For Water étaient disséminés sur différents systèmes dans le monde. Par conséquent, la migration de toutes les données dépendait aussi, dans une large mesure, de ces collaborateurs. “Dans certains pays, il n’est pas évident de disposer d’une bonne connexion internet, mais grâce à une bonne préparation, la migration s’est tout de même déroulée rapidement.”

 


IT-Care dispose en interne de quelques experts du langage de script de Microsoft Powershell. Ils ont développé une interface graphique qui permet, en cliquant sur un bouton, de configurer les paramètres de plusieurs, voire de tous les utilisateurs d’Office 365. Powershell permet aussi de dresser des rapports; il est ainsi simple de vérifier la capacité des différentes boîtes de messagerie. «Ce fut un avantage significatif pendant la migration», confie Volckaert.

 


Parée pour l’avenir


“Sharepoint permettrait un suivi nettement plus efficace des projets. L’intégration à Office 365 est un avantage sur ce plan: je pense, par exemple, à l’attribution de droits et autres. Nous envisageons aussi une extension avec Lync. Nous travaillons également avec Yammer dont nous entendons aussi améliorer l’intégration à notre environnement Office 365”, conclut Vincent Volckaert.

 

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