Teams als vervanger van de telefooncentrale

Communicatie is een zeer belangrijk begrip binnen de bedrijfscultuur, dit is altijd zo geweest. We communiceren niet enkel extern met klanten, maar ook intern onder collega’s wordt er op verschillende manieren informatie uitgewisseld. De tijd dat telefonie en e-mail de communicatiestromen overheersten lijkt voorbij. Ze worden bijgestaan door tal van andere communicatiekanalen. Net zoals vele andere takken binnen onze bedrijven ondergaat ook communicatie een digitale transformatie.  

 

Telefonie had in het verleden een relatief eenvoudige samenstelling. Uw bedrijf was geconnecteerd op het telefoonnetwerk aan de hand van een telefooncentrale die er voor zorgde dat alle toestellen bereikbaar waren. Binnen dit standalone systeem zijn echter geen integraties mogelijk. Vandaag zien we dat er een convergentie ontstaat tussen IT en Telco en dat communicatie veel meer vraagt dan enkel telefonie. Daarbovenop komen: instant messaging, audio conferencingweb conferencingvideo conferencing, mobiliteit, document/desktop sharing, … Al deze toepassingen moeten beschikbaar zijn cross devices.  

 

Waarom moeten we als bedrijf deze features ter beschikking stellen? Omdat we verplicht worden door twee verschillende groepen: onze klanten en onze medewerkers. Klanten en collega’s zijn het gewoon om in het dagelijkse leven gebruik te maken van deze communicatievormen. Ze eisen dan ook om op dezelfde efficiënte manier te kunnen werken binnen de organisatie. Indien dit niet ter beschikking wordt gesteld, krijgen we te maken met ‘Shadow IT’ waar externe applicaties voor bedrijfstoepassingen worden gebruikt. Deze applicaties worden niet beheerd door het bedrijf en zijn niet voldoende beveiligd.   

 

In onze zoektocht naar een applicatie die de vraag naar digitale transformatie van communicatie kan beantwoorden en die bovendien de twee werelden van IT en Telco kan samenbrengen, komen we bij Microsoft Teams terecht. Microsoft profileert Teams als een centrale hub voor teamwerk en brengt zo alle communicatieplatformen samen binnen één applicatie. Deze centrale digitale werkplek biedt een antwoord op de veranderende bedrijfscultuur waar ondertussen vijf generaties moeten samenwerken en dit bovendien steeds meer in teamverband doen, al dan niet vanop verschillende devices.  

 

Gezien de kracht van Teams in de samenwerking onder collega’s zit is het belangrijk dat alle medewerkers betrokken worden en de tool leren gebruiken. Hierbij moet dus goed nagedacht worden over de implementatie van Teams binnen uw organisatie. IT-Care heeft een stappenplan ontwikkeld die een handige leidraad kan zijn om de integratie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

 

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Teams comme remplaçant du central téléphonique

Les communications constituent depuis toujours un élément extrêmement important de la culture d'entreprise. Non seulement en externe avec les clients, mais aussi en interne entre collègues pour échanger des informations de différentes manières. Avec l'arrivée de nombreux nouveaux canaux de communication, l'époque où la téléphonie et l'e-mail régnaient en maîtres sur les communications est révolue. Comme bon nombre d'autres départements dans nos sociétés, les communications connaissent elles aussi une transformation digitale.  

 

La téléphonie par le passé était relativement simple: votre société était connectée au réseau téléphonique au moyen d'un central téléphonique qui rendait tous les appareils accessibles. Un système qui ne permettait toutefois aucune intégration. Aujourd'hui, nous observons une convergence entre l'IT et les Telco, avec des communications qui vont bien au-delà de la seule téléphonie avec l'instant messagerie,  l'audio conference, le conférence web, videoconference, la  mobilité, le document/partage de bureau, … Autant d'applications qui doivent être disponibles cross devices.  

 

Pourquoi une entreprise doit-elle mettre toutes ces fonctionnalités à disposition? Parce qu'elle y est obligée par deux groupes: les clients et les collaborateurs.  Les clients et les collègues ont l'habitude d'utiliser ces formes de communication au quotidien. Ils exigent donc de pouvoir travailler avec la même efficacité dans l'organisation. Si cela n'est pas possible, le «Shadow IT» prend le dessus, avec utilisation d'applications externes qui ne sont pas gérées par la société et qui ne sont pas suffisamment sécurisées.  

 

À la recherche d'une application capable à la fois de répondre à la demande de transformation digitale des communications et de concilier les deux univers IT et Telco, nous avons trouvé Microsoft Teams. Selon Microsoft, Teams fonctionne comme un hub central pour le travail d'équipe et rassemble toutes les plateformes de communication en une seule application. Cet espace de travail central et digital répond à l'évolution de la culture des entreprises où cinq générations doivent désormais collaborer et qui suppose de plus en plus un travail d'équipe, à partir ou non de différents appareils.  

 

Comme la force de Teams réside dans la collaboration entre collègues, il est important que tous les collaborateurs soient impliqués et apprennent à utiliser l'outil. Il s'agira donc dans ce cas de bien réfléchir à l'implémentation de Teams dans votre organisation. IT-Care a établi pour cela unfeuille de route qui pourra servir de précieux fil rouge pour une parfaite intégration. 

 

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