TeamAccount

Geert Thoré de TeamAccount témoigne:

  • "Cette bonne sauvegarde sur le serveur cloud et la garantie que notre serveur cloud a une disponibilité de près de 100% nous donne vraiment un sentiment de sécurité.."

Geert Thoré, directeur de TeamAccount: “TeamAccount est une entreprise bien établie à Ypres dans la zone Business, Centre d'Ypres, à Poperinge et à Anvers, dirigé par une équipe de comptables agréés. Les comptables et les conseillers fiscaux ont une vaste expérience. Le nom "TeamAccount" fait référence à l'équipe formée par nos employés et le compte (le client). Bien sûr, c'est une référence au coeur de notre métier, la comptabilité. Le gestionnaire de fichiers peut, tout en travaillant dans des missions avec son équipe qui vont au-delà de ce qui appartient à ses tâches normales dans le contexte des comptes. Il peut se replier au-dessus des économistes, des conseillers fiscales et juridiques de notre cabinet. Ces sous-tendent la gestion financière. Ils sont également responsables des conseils d'affaires spécifiques, la succession de la famille et la planification successorale. TeamAccount comte un total de 22 employés et se développe avec deux nouveaux collègues..”


 

Vous avez changé en 2016 vers un serveur cloud: PME dans le Cloud?
“C'est vrai. Notre serveur physique devait être remplacé. Avec IT-Care, notre partenaire informatique de confiance, nous sommes allés à la recherche dans une première phase à une alternative appropriée pour notre entreprise. Nous avons donc fini avec la solution "PME dans le Cloud". IT-Care comme un Proximus TIC Expert a déjà prouvé être un bon choix de plusieurs façons. Notre "PME dans le Cloud" peut être prologés sur demande avec d'autres utilisateurs, quel que soit de nos lieux où ils sont. Créer un utilisateur en plus et, un Office 365 permet de le lier!”

Quels sont les avantages que vous connaissez avec PME dans le Cloud?
“Surtout la sauvegarde m'a interpellé. Avant, nous travaillions avec un système de cassette. Un jour, il s'est avéré qu'avec les cassettes que nous avions seulement 2 ou 3 jours de sauvegarde et que, par ailleurs, tous au même endroit. Aucune sécurité, en d'autres termes. Grâce à notre serveur cloud, nous avons une sauvegarde standard avec rétention de 14 jours. Lorsque la perte de données due à uen erreur humaine, cryptolocker, panne ... nous pouvons récupérer suffisamment de données. Je considère qu'il est important d'élargir la sauvegarde. Il est déjà arrivé une fois que quelqu'un a supprimé un fichier par erreur et que nous l'avons remarqué seulement quelques mois plus tard. Si nous constatons que cela est plus fréquente à l'avenir, nous savons déjà que nous pouvons épargner notre sauvegarde de serveur cloud avec une rétention plus grande, par exemple un an. Cette bonne seuvegarde sur le serveur cloud et la garantie que notre serveur cloud a une disponibilité de près de 100% nous donne vraiment un sentiment de sécurité. Notre serveur en panne, serait un vrai fiasco! Nos déclarations ne sont pas déposées dans le temps, donc une catastrophe. IT-Care a pu nous aider une fois dans un délai de quelques heures. Si nous avions eu encore un serveur physique, nos eployés ne pouvaient pas travailler pendant 2 ou 3 jours. Heureusement PME dans le Cloud nous offre les garanties suffisantes qui ne tombent pas pour cela. Enfin, nous ne payons pas de supplément si nous avons besoin de CPU, le stockage, RAM, ...en plus.”

À cause de PME dans le Cloud votre IT est maintenant vu comme un coût et non comme un investissement par la comptabilité. Comment ressentez-vous cela?
“Il y a plus de certitude et de la prévisibilité des coûts informatiques. Nous payons un prix fixe pour notre serveur cloud, Office 365, IT-care Prevention (support tous-inclus sur le réseau), etc. Bientôt, nous allons également constater que notre facture d'électricité va diminuer.”

Une deuxième phase majeure pour TeamAccount est l'utilisation du logiciel comptable dans le Cloud?
“En effet. Outre l'e-mail, la section SharePoint d'Office 365 a attiré mon attention. Nous utilisons SharePoint pour gérer nos fichiers clients. Dans ce cas, nous avons mis en ligne des documents prêts pour le client. Cela peut dépendre des droits que lui octroyons à lire et / ou modifier ces documents. Il y a également un espace prévu où nos clients peuvent télécharger leurs documents qu'ils veulent partager avec nous. Le gestionnaire de fichiers reçoit une notification automatique lorsqu'un nouveau document est prêt dans le fichier. Enfin, chaque client dispose d'un ordinateur protable qui est disponible uniquement pour les employés de bureau. Nous préconisons aux factures les classeurs classiques à télécharger par le client directement sur notre plateforme en ligne. Les réactions ont été très positives pour le moment. Les clients trouvent ça innovant et intéressant. Cela nécessite une certaine adaptation de l'attitude et ne sera pas changé chez tous nos clients aujourd'hui au jour le jour, mais nous trouvons PME dans le Cloud déjà un grand bond en avant. Non seulement pour nous un avantage, mais aussi pour le client. Nous ne devons plus récupérer des decuments et des livres pour fin d'année, car tout est déjà en possession du gestionnaire de fichiers.”

Et votre télécom?
“Notre central téléphonique est maintenant un VOIP via Proximus, où un central est divisé sur les différentes filiales. Entre les filiales, cela qignifie une grande économie parce que les employés appellent les uns les autres sur IP au lieu d'utiliser un téléphone ordinaire. Nous pourrions travailler et appeler à domicile. Le récepteur voit le numéro de TeamAccount à la place de notre téléphone personnel. Vous pouvez également placer un téléphone à la maison et laisser lier ceci au central téléphonique.”

Quel est l'avenir idéal de l'expert-comptable / taxe comme dans vos yeux?
"PEPPOL - une directive qui pousse que toutes les factures sont émises dans le même format - est à la hausse. Nous préférons les fichiers PDF lisibles, car cela facilite la lecture des factures. Le client importe ses factures d'achat et de vente sur SharePoint, nous téléchargeons les documents et nous les traitons automatiquement. Nos factures sont automatiquement liées à TopAccount. Le scénario idéal contient plus d'automatisation: la numérisation manuelle devient inutile, les systèmes avec des codes-barres et de reconnaissance ne seront plus nécessaires. En outre - pour ainsi dire - nous voudrions placer l'armoire de classement du client avec nous. Nous prenons ainsi charge du dossier permanent afin que nous puissions garder le paquet total des prêts, assurances, factures, coordonnées bancaires, le solde de dépôt, ... TeamAccount a donc déjà subi une évolution majeure. Nous avons modernisé notre IT et vision et nous participerons pleinement à l'histoire de la transformation numérique.”

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