La communauté scolaire Sint-Paulus

Jean-Marie Noreillie de la communauté scolaire Sint-Paulus témoigne:

  • "Une école est obligée d'utiliser des systèmes qui passionnent les élèves, comme Microsoft Office 365."

Depuis la fusion en 1999, la communauté scolaire Sint-Paulus est un modèle de collaboration entre toutes les écoles catholiques de la région de Waregem, Avelgem et Anzegem. Dès la début, les directeurs ont misé sur l'informatisation afin de favoriser la communication et la collaboration entre toutes les parties. La nouvelle plateforme en Microsoft Office 365, déployée par IT-Care pour la communauté scolaire, constitue la cerise sur le gâteau. Chaque école, chaque classe, chaque enseignant et chaque élève y a sa place. Et grâce à un lien avec WISAD (une solution administrative pour les écoles), toutes les informations y sont toujours à jour et correctes.


 

Avec la fusion en 1999, la communauté scolaire Sint-Paulus ciblait une organisation efficace avec plus de ressources, afin que les élèves et les enseignants disposent d'une meilleure infrastructure et d'équipements plus modernes.

Jean-Marie Noreillie, Directeur coordinateur: ”La fusion a donné naissance à une collaboration agréable et intense. Elle peut être attribuée d'une part à l'état d'esprit du commité de gestion scolaire, mais d'autre part à nos investissements constants dans une base informatique pour favoriser la collaboration et la communication interne."

Etape 1: administration centralisée et portail interne Microsoft SharePoint
Peu de temps après la fusion, la Communauté scolaire Sint-Paulus a investi dans WISAD, un système largement répandu pour l'administration des élèves et du personnel, la comptabilité, le suivi des élèves, les bulletins, etc.

“Notre département informatique a également développé un portail SharePoint qui nous est propre et dans lequel des documents peuvent être partagés en interne par divers organes de concertation: conseil d'administration, collège des directerus, départements, ... Des adresses e-mail sont également disponibles pour chaque utilisateur", explique Jean-Marie Noreillie. "Le système fonctionnait tellement bien que nous avons souhaité l'étendre à nos contacts externes, auw élèves et aux parents. Nous voulions communiquer avec eux et partager de l'information qui les intéresse: devoirs, horaires des cours, communications d'ordre général ..."

Etape 2: Live@Edu relie les élèves et les parents avec l'école
En 2011, la communauté scolaire Sint-Paulus était l'une des premières écoles secondaires de Belgique à utiliser Live@Edu, une plateforme Microsoft Live gratuite pour les écoles. Dans Live@Edu, chaque élève dispose d'une adresse e-mail, de son propre OneDrive pour stocker des documents en ligne et d'un calendrier des devoirs et des tests pour sa classe.

“Dans Live@Edu, les élèves et les enseignants peuvent échanger des présentations, des cours et des exercices. De plus, ils ne doivent plus disposer de Microsoft Office à la maison, nu libérer de la place sur leur disque dur personnel.

Il leur suffit d'avoir accès à Internet pour utiliser la mailbox, les applications Office et les dossiers de Live@Edu. Grâce à la technologie cloud, nous ne devons plus assurer la maintenance des serveurs Exchange sur les campus non plus", affirme Jean-Marie Noreillie.

Dominique Ervijn, collaborateur de l'équipe de direction de la communauté scolaire Sint-Paulus: "Un lien ectre WISAD et la plateforme Live@Edu a permis de transférer les informations utiles, comme la répartition des classes et les calendriers. Une fois qu'un élève est ajouté dans WISAD, il est automatiquement attribué à la bonne classe dans Live@Edu. Grâce à cette plateforme, nous comuniquons beaucoup plus rapidement avec des groupes de personnes et nous sommes en mesure de partager facilement des fichiers. En outre, comme il s'agit d'un produit Microsoft, la formation a été réduite au minimum, surtout pour nos élèves qui sont familiarisés aux ordinateurs depuis leur tendre enfance."

Etape 3: un portail convivial dans Microsoft Office 365
En 2012, Microsoft a franchi une nouvelle étape en offrant gratuitement Office 365 aux écoles. Grâce à cet environnement professionnel et puissant, la communauté scolaire dispose des dernières applications Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que d'une adresse e-mail, de Skype (vidéoconférence et chat) et d'un compte OneDrive pour chaque élève et enseignant (ces derniers reçoivent une adresse e-mail interne et externe). De plus, Microsoft SharePoint fait partie d'Office 365. La communauté scolaire Sint-Paulus y a immédiatement vu l'occasion de développer une plateforme de collaboration professionnelle.

“La version standard de SharePoint est un environnement professionnel plutôt froid. Nous voulions le transformer en un site web chaleureux et attrayant pour stimuler la communication entre les enseignants, les élèves et les parents. Nous avons contacté IT-Care pour développer cette plateforme conviviale', précise Dominique Ervijn.

IT-Care a transposé toute la structure de WISAD vers Microsoft Office 365 et a développé un site pour chaque campus, chaque enseignant et chaque classe. Chacun a uniquement accès aux demaines pertinents pour lui et peut, à partir de OneDrive, placer des fichiers sur le site de sa classe ou de son professeur.

Jan Neirinck: “Microsoft Office 365 est plus siple à utiliser que Live@Edu. A présent, nous pouvons, en un seul clic, sélectionner toute une classe pour partager un document ou un calendrier. Auparavant, nous devions le faire nom par nom. Grâce à la synchronisation permanente avec WISAD, nous sommes en outre certains que les groupes sont corrects et que personne n'a été oublié.

Conclusion
Depuis le 1er septembre 2013, la communauté scolaire Sint-Paulus travaille avec le nouvel environnement Microsoft Office 365.

Jan Neirinck: “Pendant le mois d'août, nous avons évalué en détail l'environnement de test et demandé les modifications que nous estimions nécessaires, afin de pouvoir être opérationnels le 1er septembre. Cela s'annonce sous les mailleurs auspices, IT-Care a été très attentif à nos besoins et a rendu cet environnement très attrayant sur le plan visuel. Les réactions des utilisateurs sont d'ailleurs très positives. Nous sommes vraiment staisfaits de notre environnement dans le cloud que Microsoft continue à développer en coulisse et qui ne nécessite qu'un minimum de maintenance de notre part.”

La communauté scolaire Sint-Paulus ne compte pas se reposer sur ses lauriers et envisage déjà de futurs projets.

“Nous voudrions par exeple utiliser Skype pour filmer certains cours théoriques importants et les partager avec les élèves malades ou nos étudiants qui séjournent temporairement à l'étranger. Nous aimerions également, via Microsoft Office 365, encourager la communication avec les étudiants d'échange étrangers afin de mieux préparer leur arrivée en Belgique. Nous disposons en tout cas aujourd'hui de toutes les ressources nécessaires pour une communication uniforme avec toutes les parties concernées, c'est à nous qu'il appartient d'en explorer davantage les possibilités. Une école est tenue d'évoluer au même rythme que ses élèves et d'utiliser des systèmes qui les passionnent. Nous sommes donc très reconnaissants envers Microsoft pour nous avoir donné accès à un environnement professionnel tel qu'Office 365", conclut Jean-Marie Noreillie.

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