Protos

Vincent Volckaert de Protos témoigne:

  • "Protos améliore sa collaboration internationale avec Office 365."

Protos est une organisation non gouvernementale (ong) qui défend une meilleure gestion de l’eau. Les projets sont déployés avec les ONG, les organisations d’utilisateurs ou d’exploitants agricoles et les autorités locales. Le bureau de Gand assure la gestion générale, la coordination, les suivis financier et administratif, le fonctionnement dans le Nord et l’assistance au fonctionnement dans le Sud.


 

Protos collabore étroitement avec des partenaires locaux pour déployer ses projets internationaux. Dans ce cadre, une communication efficace est déterminante. Grâce à la migration d’un serveur de messagerie local à Office 365, les 96 collaborateurs ont accès, à toute heure, partout dans le monde, à leurs e-mails, disposent automatiquement d’une sauvegarde de leurs e-mails et d’une capacité de stockage suffisante. La planification se révèle aussi nettement plus efficace, parce qu’ils peuvent consulter leurs agendas respectifs et l’agenda de groupe.


Auparavant, Protos utilisait un pare-feu matériel qui faisait office de serveurs de messagerie. La migration de toutes les données d’e-mails vers Office 365 n’était pas une sinécure, parce que les ordinateurs de tous les collaborateurs internationaux devaient disposer des mises à jour requises. Le partenaire IT-Care a accompagné Protos pendant la migration. Grâce à son expertise dans le langage de script de Microsoft Powershell, la configuration des différents paramètres a été nettement plus simple.


Défi
L’efficacité et la flexibilité du système de messagerie de Protos laissaient à désirer. L’ONG souhaitait un système stable et fiable de sorte que les collaborateurs aient toujours un accès illimité à leurs e-mails, partout dans le monde et sur tout appareil (Android, Ipad, Windows). Les collaborateurs à l’étranger devaient aussi pouvoir participer à la migration.


Solution
Grâce à la migration vers Office 365, le trafic e-mail entre les collaborateurs est beaucoup plus efficace au niveau mondial. Les bonnes relations entre le partenaire IT-Care et Microsoft ont permis à Protos d’acquérir Office 365 à un prix avantageux spécial ONG par le biais du programme Charity Pricing de Microsoft. Grâce à l’expertise d’IT-Care dans le langage de script de Microsoft Powershell, la migration mondiale a pu se dérouler rapidement.


Avantages

  • Système de messagerie stable assurant une communication efficace.
  • Office 365 a une capacité suffisante pour envoyer des fichiers dans le monde entier.
  • Plus d’e-mails perdus grâce à la sauvegarde automatique.
  • Les collègues sont au fait de leurs activités respectives moyennant le partage des agendas.
  • Office 365 propose différentes possibilités d’extension orientées vers l’avenir.
  • Les collaborateurs ont partout un accès illimité aux e-mails sur tout appareil (tablette, GSM, PC).
  • Gestion simple des différents utilisateurs.

Grâce à Office 365, les collaborateurs de Protos disposent d’un système de messagerie stable. Ils ont une capacité suffisante pour envoyer des annexes aux collaborateurs à l’étranger. Par ailleurs, Office 365 procède à des backups automatiques de tous les fichiers. Il est beaucoup plus facile pour les collaborateurs de travailler de leur domicile étant donné qu’ils ont tous un accès illimité à leur messagerie de n’importe quel appareil. Par ailleurs, le partage d’agendas permet aux collègues d’être mieux informés de leurs activités respectives.


“Quelle différence par rapport au passé!”, constate d’emblée Vincent Volckaert, le directeur. “Auparavant, nous utilisions un pare-feu matériel dans notre bureau qui faisait office de serveur de messagerie. Il recevait tous les e-mails entrants via différents fournisseurs DNS : un système complexe qui ne répondait plus à nos besoins. Les 96 utilisateurs dans le monde utilisaient ce pare-feu et rencontraient souvent des difficultés pour accéder à leur messagerie. Nous ne disposions à l’époque que d’une capacité de stockage et d’une connexion internet limitées, les collaborateurs devant veiller à faire eux-mêmes un backup. De plus, le système n’était pas compatible avec la nouvelle génération d’appareils tels que les tablettes et les smartphones. Nous avions donc besoin d’urgence d’un système moderne capable de gérer notre trafic e-mail mondial.”


Système stable et excellentes conditions
L’ONG a franchi le pas vers Office 365 en collaboration avec IT-Care. Volckaert: “IT-Care est notre partenaire informatique depuis de nombreuses années pour la gestion des nos ordinateur et de notre serveur. Compte tenu de nos étroites relations de confiance, nous avons fait appel à son aide pour mener la migration à bonne fin. Grâce à notre partenaire, nous avons pu avoir recours au programme de Charity Pricing de Microsoft. Fortes de ses contacts, IT-Care était au fait du projet SOCIALware qui n’en était encore qu’à ses premiers balbutiements pour Office 365.“


Meilleure collaboration et gestion plus simple
De cette manière, Protos a pu déployer un système performant pour un prix très avantageux. «Notre collaboration avec nos collègues étrangers est désormais meilleure parce que nous pouvons facilement partager agendas et contacts. Par ailleurs, nous pouvons compter sur des avantages déterminants: stockage illimité, accès facile aux différents appareils et backups des emails. Pour Office 365, vous vous connectez en fonction de votre emplacement à un serveur local, gage de moins de retards», constate Vincent Volckaert.


La gestion des différents utilisateurs est plus simple et beaucoup d’actions sont plus faciles: changer de mot de passe, ajouter un groupe, modifier des paramètres linguistiques, etc. Un nombre limité de collaborateurs du bureau de Gand ont accès au portail administratif où ils peuvent s’acquitter d’un certain nombre de tâches de base pour la gestion des différents comptes dans une interface conviviale.

Nouvelle manière de travailler
“Beaucoup de choses ont également changé pour les utilisateurs, à commencer par la capacité des emails. Par le passé, l’on envoyait un lien vers le serveur pour partager un fichier, ce qui impliquait d’être présent physiquement au bureau pour pouvoir ouvrir le document. Aujourd’hui, nous n’avons plus de limitation et nous pouvons facilement joindre plusieurs annexes aux e-mails. De quoi doper sérieusement l’efficacité”, souligne Volckaert.


“Entretemps, la capacité par boîte mail est passée de 25 à 50 gigaoctets. Chaque collaborateur peut dorénavant envoyer des e-mails en tout lieu et sur tout appareil. Auparavant, nous gérions nos rendezvous dans un tableau Excel. Aujourd’hui, le partage de nos agendas nous permet de gagner beaucoup de temps et de travail. Nous avons donc accès partout à nos agendas respectifs, et tous les collaborateurs peuvent travailler de leur domicile.”


Migration: un parcours semé d’embûches
Les données de messagerie de tous les collaborateurs Protos étaient disséminés sur différents systèmes dans le monde. Par conséquent, la migration de toutes les données dépendait aussi, dans une large mesure, de ces collaborateurs. “Dans certains pays, il n’est pas évident de disposer d’une bonne connexion internet, mais grâce à une bonne préparation, la migration s’est tout de même déroulée rapidement.”


IT-Care dispose en interne de quelques experts du langage de script de Microsoft Powershell. Ils ont développé une interface graphique qui permet, en cliquant sur un bouton, de configurer les paramètres de plusieurs, voire de tous les utilisateurs d’Office 365. Powershell permet aussi de dresser des rapports; il est ainsi simple de vérifier la capacité des différentes boîtes de messagerie. «Ce fut un avantage significatif pendant la migration», confie Volckaert.


Parée pour l’avenir
“Sharepoint permettrait un suivi nettement plus efficace des projets. L’intégration à Office 365 est un avantage sur ce plan: je pense, par exemple, à l’attribution de droits et autres. Nous envisageons aussi une extension avec Lync. Nous travaillons également avec Yammer dont nous entendons aussi améliorer l’intégration à notre environnement Office 365”, conclut Vincent Volckaert.

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